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    通知公告

    关于做好2018年度文件材料归档工作的通知

    来源: 作者: 发布时间 :2019-03-04 阅读次数:【字体 |

    校直各单位、各部门:

    为确保学校各类历史记录收集及时完整,更好地为学校的各项工作服务,现就做好www.3522.com2018年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下:

    一、归档范围

    凡在2018年工作中直接产生的,能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料(包括纸质材料、电子文件材料),获得市级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等,以及校外单位、人士捐赠给学校有重要意义的捐赠品,如名人题词、书画等实物均应向学校综合档案室移交归档。各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门,应根据学校存史留档的原则及工作查考需要,做好相关文件材料的归档保存。

    二、归档时间

    (一)党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料于2019年3月底前立卷归档。

    (二)宣传部负责照片材料、视频材料的归档。

    1、照片材料要求以纸质照片与电子文档的形式同时归档保存,并附有全年照片总目录。具体要求如下:

    ①首先按照片内容拍摄的先后顺序编号;

    ②一组照片须编写总说明,以横排书写在第一张的正上方;每一单张照片均须编写分说明,排在照片的正下方或左侧。照片说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个方面的内容。于2019年6月底前立卷归档。

    2、视频材料的归档。要求以电子文档的形式归档保存,附有视频目录及每个视频标注有摄像的对象、中心内容、摄制时间、地点、摄制人姓名等。每个视频要求标出视频的第一句讲话和最后一句讲话的内容。于2019年3月底前立卷归档。

    (三)各二级学院办公室于2019年6月底前负责收集齐全有关毕业班的毕业照并立卷归档。

    (四)教学类文件材料于2019年9月底前立卷归档。

    (五)科研课题、基建项目、设备招标合同等材料完成一项归档一项。

    注:经OA办公系统办理并已完成办理流程的文件(即OA系统“已办流程”里的文件)由党委办公室、院长办公室统一归档;OA系统里没有完成办理流程的文件(即OA系统“在办流程”里的文件),请尽快完成流程归档;没有经过OA系统办理的文件由拟稿部门自行移交综合档案室。(注:2018年文件材料需提交纸质版和光盘)。

    三、归档要求

    (一)请各单位、各部门主要领导和分管档案工作的领导要高度重视档案归档工作,档案归档工作实行领导负责制,应大力支持并督促部门兼职档案员按时按质完成档案整理、归档工作,确保学校整体归档工作的顺利完成。

    (二)请各部门兼职档案员认真对照附件1各类档案具体归档范围,收集、整理本部门需归档的档案材料,按时移交学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表(一式两份),以作为移交凭证,一份由归档单位留存备查,一份交学校综合档案室。归档移交目录表见附件2。

    (三)要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料,必须使用档案级光盘刻录归档保存,一式两份。

    (四)学校拟启动档案归档工作考核机制,定期公布全校各单位、各部门归档情况。

    其他未尽事宜如有疑问,请联系学校综合档案室李老师、龙老师,联系电话:5895191。学校综合档案室办公地点:东城校区弘德楼501室。随时欢迎咨询档案工作事宜。

    附件:1.www.3522.com|3522.com手机登录-澳门新葡亰亚洲在线各类档案归档范围和保管期限表

    2.www.3522.com|3522.com手机登录-澳门新葡亰亚洲在线2018年度档案材料归档移交目录表

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       2019年3月4日

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